Bien choisir l’outil facturation coworking pour son espace est un point crucial : il vous permettra de tenir correctement vos comptes, de conserver une bonne visibilité financière sur votre centre de coworking et même d’évaluer le succès de certaines des prestations que vous proposerez. Si vous multipliez les activités et les services, un bon outil de facturation coworking risque vite de devenir indispensable ou vous risquez de vous perdre dans vos propres chiffres. Souvent, vos besoins ne se limiteront pas uniquement à la facturation. Dans un espace de coworking, la facturation doit en effet souvent lier des réservations d’espaces, à des consommations et à des profils de membres. Il faut ainsi pouvoir automatiser un certain nombre d’opérations (l’émission des factures entre autre) pour permettre aux coworkers de réserver et de payer en ligne leurs consommations d’espaces et de services de manière autonome.
Gérer sa facturation avec une feuille de calcul Excel
Cela paraît être une évidence, mais il n’est jamais mauvais de le répéter : Excel est un logiciel puissant pouvant permettre de gérer la facturation de son entreprise. Simple d’utilisation pour un débutant, il permet d’approfondir les processus de facturation si vous devenez petit à petit un expert. Une feuille de calcul bien structurée est l’outil idéal pour commencer à facturer les prestations de votre centre et mettre des mots et des chiffres sur vos besoins avant de choisir l’outil facturation coworking le plus adapté.
Un logiciel dédié à la facturation
Sur le marché des softwares, l’offre de solutions pour la facturation de produits et de services est pléthorique. Que vous optiez pour un logiciel gratuit ou payant, vous aurez surtout l’embarras du choix ! L’intérêt d’acquérir un tel programme est simple : le gain de temps. Un logiciel dédié à la facturation vous permettra à la fois de gérer les prix de vos prestations, de remplir des dossiers clients, de tenir votre comptabilité et d’éditer des factures et des rapports financiers.
Seul inconvénient vous devrez dans la plupart des cas tout gérer manuellement et établir vous-mêmes les factures avec l’outil. Vous risquez de passer pas mal de temps à faire vos factures chaque mois (en moyenne une dizaine d’heures par mois pour un espace de 60 postes).
Sur les forums et sites dédiés à la création d’entreprise, un nom de logiciel ressort : Ciel Autoentrepreneurs, la solution de facturation gratuite proposée par l’Agence pour la création d’entreprises à destination des auto-entrepreneurs et des PME. Néanmoins, d’autres programmes s’avèrent plus complets et tout aussi gratuits. Avant de choisir l’outil facturation coworking de votre espace, identifiez exactement vos besoins, notamment au niveau de la personnalisation du logiciel, des fonctionnalités disponibles et de ses capacités multi-supports. Et n’hésitez pas à réaliser des tests !
Un outil de facturation en ligne, la solution (trop) légère ?
Toujours à la recherche de plus de flexibilité et de confort, certains entrepreneurs souhaitaient avoir accès à leur outil de facturation partout dans le monde. C’est désormais possible avec certains applications en ligne comme Billable.me, Invoiceto.me, Freelancer App ou DayDirtApp, des outils de facturation en ligne. Parfois en anglais, ils vous permettront d’éditer des factures depuis n’importe quel appareil relié à Internet. A la différence des logiciels, ils sont simplifiés à l’extrême et ne permettent que peu de choses, mise à part l’édition de factures.
La (fausse) bonne idée : un CRM pour gérer l’espace ?
Vous avez commencé votre recherche de solutions pour résoudre votre problème de facturation et l’on vous propose des outils variés dont le périmètre va bien au-delà de la facturation. Les CRM par exemple peuvent être une bonne idée – en complément d’autres outils – si vous vous lancez dans la construction d’un réseau d’espace ou prévoyez d’ouvrir des centres de coworking de plusieurs milliers de mètres carrés. Il vaut faudra en effet dans ce cas là gérer des équipes commerciales pour en assurer le remplissage. Si ce n’est pas le cas, vous risquez de vous retrouver avec un outil qui n’est pas adapté à votre activité et dont vous n’utilisez que 10% ou 15% des fonctionnalités.
La bonne idée : un outil facturation coworking dédié à la gestion d’espaces flexibles permettant de piloter son centre de coworking (presque) les mains dans les poches
Le must have de l’outil facturation coworking reste le progiciel de gestion intégré ou ERP, à l’image de ce que nous proposons chez CoWork.io. Un tel logiciel rassemble toutes les qualités recherchées dans un outil de facturation et automatise bien d’autres tâches (suivi des réservations, disponibilités, espaces membres, ventes de services additionnels). Par exemple, plus besoin de noircir une case Excel lorsqu’un de vos coworkers réserve la salle de conférence. Ce dernier n’aura qu’à se connecter sur son espace client en ligne pour accéder à la prestation, que le logiciel enregistrera et ajoutera automatiquement à vos comptes, tout en éditant la facture correspondante. A part admirer vos bilans positifs et lustrer la machine à café, vous n’aurez plus grand chose à faire… Blague à part, ces outils vous permettront de vous concentrer sur l’essentiel : vos coworkers.
