Avec l’ère du numérique, l’entreprise peut maintenant plus facilement envisager la mise en place du flex-office au sein de l’organisation. Les collaborateurs demandent plus de flexibilité et les bureaux se transforment. C’est le concept du flex-office, modifier l’espace de travail au gré des besoins des collaborateurs. Aujourd’hui il n’y a plus de doute sur les bénéfices du flex-office, les interrogations persistent cependant sur comment assurer cette transition.
Comment réussir cette transition tout en garantissant le bien-être des collaborateurs mais aussi la performance de l’entreprise ?
C’est la question à laquelle ont essayé de répondre Bureaux à Partager et Fabernovel Institute, cabinet de conseil en conduite du changement à travers une récente étude sur les pratiques des entreprises dans la mise en place du flex-office.
Une réelle intention de déployer le flex-office
À la recherche d’un cadre de travail plus souple et plus flexible, les collaborateurs sont en attente de solutions leur permettant de mener à bien leur travail avec plus de liberté. Et cela semble être pris en compte par les entreprises puisque selon l’étude de Bureaux à Partager, 77% des entreprises ont déjà testé l’aménagement en bureaux flexibles et 39,4% l’ont complètement déployé au sein de l’organisation. Des chiffres qui prouvent donc une réelle volonté de la part des entreprises d’offrir un cadre de travail plus flexible. Cependant le flex-office ne semble pas avoir été déployé par toutes les entreprises testeuses.
Manque de communication ou manque de moyens ? Quelles peuvent être donc les raisons d’un échec ?
Le flex-office, une notion encore floue
Le premier challenge rencontré par les entreprises au moment du passage au flex-office c’est la méconnaissance des collaborateurs sur cette notion. De plus, ce concept ne fait pas tout à fait l’unanimité car jugé trop vite comme trop impersonnel. Il est donc nécessaire d’informer et d’expliquer ce concept parfois nouveau pour certains. Afin d’assurer la réussite du flex-office il est crucial d’embarquer tous les collaborateurs dans ce projet. La transparence est ici plus que jamais nécessaire.
Le flex-office, une nouvelle façon de travailler
Autre challenge, faire évoluer la culture d’entreprise et les habitudes des collaborateurs. Même s’il y a une forte demande d’un cadre de travail plus flexible il est tout de même difficile de faire changer les habitudes. Il faut alors totalement repenser le rapport à l’espace, non plus en termes d’organisation mais en termes d’usages. Ainsi, le collaborateur n’a plus un seul bureau attitré mais plusieurs en fonction de ses besoins et activités du jour. La phone box pour téléphoner à un client, la salle de créativité pour une séance de brainstorming ou encore l’espace de silence pour faire une relecture de dossier. Un besoin, un espace !
Même si cette organisation peut paraître évidente, pour certains elle peut être perturbante. Il est alors nécessaire de dialoguer et d’impliquer les collaborateurs afin de comprendre leurs besoins. Le but n’est pas de venir perturber leur cadre de travail sous peine de ne pas réussir cette transition. Leur implication en amont leur permettra donc de s’approprier le changement plutôt que de le subir.
Un manque d’outils de gestion du flex-office
Toujours d’après l’étude de bureaux à partager, parmi les entreprises qui utilisent le flex-office, au total 94% des entreprises ne proposent pas aux salariés la possibilité de réserver un poste de travail. Cela représente donc un réel un frein dans l’adoption du flex-office. En effet, il se peut qu’au début du déploiement, les collaborateurs peuvent se sentir perdu le matin au moment de choisir un poste de travail. Un outil de réservation de poste de travail peut alors limiter les freins à l’adoption du flex-office. De plus, mettre en place une solution qui permet de faciliter la mise en place du flex-office permet de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
La solution : un accompagnement
Que cela passe par le dialogue, par un changement de la culture d’entreprise ou encore par la mise en place d’outils, un accompagnement est alors nécessaire pour assurer le déploiement du flex-office.
Avec cowork.io, la solution de gestion d’espace de travail, assurez-vous de l’adoption du flex-office au sein de votre organisation. Les collaborateurs peuvent facilement et rapidement réserver un espace de travail en fonction de leurs besoins et bénéficier de services pour faciliter le travail. Ils peuvent exprimer leurs idées, faire remonter des demandes et dialoguer avec la communauté. C’est la garantie d’offrir à vos collaborateurs un environnement de travail stimulant et collaboratif.
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