Notre précédent article était dédié au coworking. Nous y avons découvert l’intérêt de choisir le coworking pour les entreprises. Aujourd’hui, c’est au tour du flex-office !
Ce mode de travail qui fait de plus en plus sa place dans les entreprises intrigue ceux qui n’auraient pas encore passé le cap. On parle de nombreux avantages comme la flexibilité, un meilleur environnement de travail ou encore des salariés plus heureux mais à qui s’adresse le flex-office ? Est-ce que cela pourrait convenir à votre entreprise ?
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Le flex-office ce n’est pas uniquement une manière d’organiser ses espaces de travail. Ce mode de travail implique en effet une modification en profondeur de l’organisation du travail. Modifier ses espaces et ses méthodes de travail n’est donc pas un choix à faire à la légère. La situation de votre entreprise, vos ambitions, vos valeurs ou encore votre culture d’entreprise doivent vous pousser vers une méthode de travail plus qu’une autre. Le flex-office est-il votre solution ?
Pourquoi choisir le flex-office pour votre entreprise ?
Le flex-office a été créé en partant du constant que 100% des employés ne sont jamais présents en même temps sur leur lieu de travail. Entre les congés, les arrêts maladies et le travail nomade, de nombreux postes de travail sont inoccupés. Il semblerait qu’en général un poste soit occupé à 60% du temps. Ainsi, la solution offerte par le flex-office est de proposer de diminuer le nombre de postes disponibles. Plus aucune place n’est attitrée, les salariés s’installent où ils le désirent en fonction de la place et de leurs activités de la journée.
Le flex-office repose sur l’aménagement d’espaces selon les besoins
Le flex-office mixe donc sur plusieurs environnements dans l’entreprise pour permettre à chacun d’avoir l’espace de travail le plus adapté à son activité à un instant T. Alors oui, déployer le flex-office passe par une réduction des bureaux individuels mais cela se fait au profit d’espaces plus collaboratifs. Il est donc essentiel de construire des espaces selon les activités, les profils et les processus de travail des collaborateurs. Des box pour téléphoner, des salles de réunion, des espaces détentes et des salles de créativité doivent être aménagés pour s’inscrire dans une logique de flex-office.
De nouveaux espaces qui constituent un véritable tremplin pour travailler autrement. Le flex-office c’est avant tout une façon de fonctionner, un état d’esprit qui nécessite de repenser sa manière de travailler. Les entreprises ont tout intérêt à miser sur le flex-office si elles veulent favoriser la créativité et la collaboration de ses équipes. Pour lancer un projet de flex-office, l’entreprise doit suffisamment avoir fait évoluer sa culture d’entreprise et son management. Fonctionner avec un management hiérarchique et mettre en place le flex-office n’est bien évidemment pas compatible. L’entreprise et les collaborateurs doivent être conscients qu’il n’y a pas besoin d’un endroit précis pour travailler.
De grands groupes ont choisi d’adopter cet état d’esprit là et ont mis en place le flex-office dans leur organisation. À l’instar de L’Oréal où les 2 500 collaborateurs de la division luxe du groupe se sont installés en 2018 dans un nouveau bâtiment qui a été conçu avec une logique de flex-office. Le mobilier, la décoration et les espaces ont été pensés et imaginés pour être en cohérence avec les nouvelles façons de travailler et en fonction des besoins des différentes directions. Le flex-office a été choisis dans le but de rendre les équipes plus agiles, pour favoriser les échanges entre les collaborateurs et enfin pour améliorer leur bien-être. Pour les plus petites entreprises, le flex-office est tout aussi applicable à condition d’aménager des espaces propices à la collaboration et d’insuffler un management de confiance.
Le flex-office pour développer sa marque employeur
Le flex-office est également un moyen pour les entreprises de tirer parti d’un nouvel atout de compétitivité. L’environnement de travail devient un élément-clé pour les candidats dans le choix de l’entreprise. Notamment pour les jeunes talents qui souhaitent travailler dans un environnement où ils pourront être le plus productif possible. Au-delà de l’espace de travail, ils souhaitent aussi rejoindre une entreprise qui ne juge non pas sur la présence dans l’entreprise mais plutôt sur leur contribution. Le flex-office apporte cette liberté et cette flexibilité tant recherchées par les jeunes générations.
Guillaume Saintagne, chargée du recrutement et de la marque employeur chez Ubisoft en France le souligne « Le flex-office est un vrai facteur d’attractivité pour les millennials. Beaucoup plus connectés que les générations précédentes, il est beaucoup plus naturel pour eux de travailler à distance. L’objectif est de générer dans l’entreprise un environnement de travail où ils se sentent à l’aise et en confiance pour s’organiser comme bon leur semble et être le plus performant possible. »
Misez sur vos équipes et créez votre propre modèle
Aujourd’hui, selon le baromètre Opinion Way publié par le cabinet de conseil CD&B, le flex-office concernerait désormais plus d’un tiers des salariés français du tertiaire. Un modèle qui séduit de plus en plus mais attention tout de même à ne pas intégrer le flex-office pour « suivre la mode », vous devez inventer votre propre modèle, vos propres espaces pour assurer une adoption totale.
Changer d’espace de travail comporte des risques, cela peut en effet bouleverser les habitudes des salariés et ainsi l’entreprise peut avoir des difficultés à gérer cette transition. C’était notamment le cas pour les salariés d’Engie. Isabelle Kocher, directrice générale avait dès 2016 entamé une réorganisation de l’environnement de travail en poussant la logique du flex-office jusqu’au bout. Les cloisons et les bureaux fermés ont été abandonnées au profit d’espaces de travail ouverts et nomades. Intégration plutôt radicale qui n’a pas séduit tous les salariés. Bon nombre d’entre eux ont mis beaucoup de temps à s’habituer et cela est venu perturber leur quotidien.
Le risque est que les salariés ne se sentent pas du tout impliqués dans cette nouvelle organisation et qu’au final le flex-office ne soit pas adopté. Pour éviter cela, certaines entreprises vont jusqu’à impliquer les salariés dans le réaménagent de leurs bureaux. C’est le cas de l’entreprise Bosch située à Saint-Ouen où les collaborateurs ont défini avec la direction le nouveau siège.
Un accompagnement nécéssaire
Le flex-office c’est surtout une réorganisation du travail et de l’entreprise. Repenser la façon de travailler aide l’organisation à se transformer en profondeur. Ainsi, c’est aussi l’occasion de faire évoluer le management et la culture d’entreprise. L’implantation d’un nouveau mode de travail se doit d’être couplée avec l’intégration de nouveaux outils qui vont venir faciliter le travail nomade. Certaines entreprises proposent à leurs collaborateurs d’utiliser une application pour leur permettre de réserver leur différent espace de travail pour la journée. Un moyen de rassurer les salariés qui ont souvent une inquiétude à ne pas trouver de place le matin et pour l’entreprise cela permet de constater en temps réel le taux d’occupation des postes. Changer de mode de travail nécessite donc une transformation du management et une réflexion sur les outils qui accompagneront cette transformation.
Sources :
Pourquoi les entreprises cèdent-elles à la mode du sans bureau fixe ? – forbes.fr
Work’n’roll : ça bouche dans les bureaux – ladn.eu
Le flex-office : pourquoi on y croit ? – moffi.io
