L’environnement de travail influe directement sur les performances des collaborateurs d’une entreprise. *OpinionWay le prouve avec sa dernière étude sur la relation entre l’environnement de travail et le bien-être des salariés. 92% des salariés révèlent que l’espace de travail influe sur leur capacité à se concentrer et joue à 89% sur leur productivité. Ainsi, de plus en plus d’entreprises cherchent à repenser leur espace de travail avec plusieurs objectifs à la clé. Augmenter la productivité, favoriser la collaboration et garantir le bien-être des salariés notamment. Créer un nouvel environnement de travail nécessite cependant d’accompagner ses salariés aux changements.
Les salariés eux, sont justement en attentes de nouveautés. Ils sont **53% à considérer que leur environnement de travail est traditionnel. La collaboration est pour eux gage de créativité et d’innovation. Selon le Baromètre sur la qualité de vie au bureau, 47% des salariés seraient prêts à quitter leur entreprise au profit d’une autre qui bénéficierait d’un environnement de travail plus inspirant et où règne la collaboration.
Des salariés qui sont donc en attente d’un nouvel environnement de travail plus flexible, plus innovant et plus collaboratif. Le besoin d’innover et de s’adapter aux attentes est devenu un défi quotidien pour les entreprises. De plus en plus soucieuses du bien-être de leurs collaborateurs, elles sont nombreuses à avoir entamé une restructuration de leur espace de travail.
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1 ère règle : ne pas se précipiter…
Les entreprises ne doivent pas aller trop vite dans l’évolution de leur environnement de travail sous peine de se confronter à de nombreuses difficultés, notamment à des résistances de la part des collaborateurs. En effet, cette transition peut fondamentalement impacter l’esprit ou encore la culture d’entreprise. Par ailleurs, ces changements peuvent créer de l’incompréhension et de la frustration chez les salariés. Il est donc important d’accompagner ses salariés aux changements d’environnement de travail.
Le facteur humain, la clé de la réussite
La transition vers un environnement de travail plus innovants est avant tout une question d’humains. Ce sont les salariés qui vont bénéficier de ces changements et faire avancer cette transition. On pense trop souvent que l’évolution de l’environnement de travail passe uniquement par la mise en place de nouveaux outils. Des outils qui peuvent être certes très utiles mais sans adoption de la part des salariés, ils deviennent alors inutiles. Accompagner ses salariés aux changements est la clé. Pour le professeur Michael Wade de l’IMD l’institut de management « les entreprises qui ne prennent pas en compte le facteur humain et les enjeux d’organisation sont vouées à l’échec ».
Les entreprises doivent donc réfléchir à la façon de mener cette transition. Une réflexion qui doit être pensée en collaboration avec les salariés. Il est alors nécessaire d’analyser leur travail de manière collective et individuelle. C’est un travail d’équipe où personne ne doit être laissé de côté afin de garantir une adoption totale.
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Exemple d’un échec à la mise en place du flex-office
Même si les entreprises sont à l’écoute de leurs salariés et travaillent ensemble sur une évolution de l’environnement de travail, ce n’est pas toujours une réussite. C’est le cas de l’agence de communication digitale Castor & Pollux qui était persuadée que leur transition vers le flex-office allait être une réussite. Certains d’avoir mis en place les outils et les moyens nécessaires pour envisager sereinement cette transition, l’agence de communication s’attendait à une adoption rapide et facile. Entre la chasse pour avoir les « meilleurs places » et le travail collaboratif censé créer des groupes de travail qui finalement se transforment en travail « entre amis », le flex-office n’était pas une grande réussite. Les habitudes ont vite pris le dessus et le flex-office a été complètement oublié. Que s’est-il passé pour que cette agence de communication avec une culture d’entreprise agile passe complètement à côté du flex-office ?
Leur première erreur, mettre de côté certains postes dans cette nouvelle organisation. Deuxième erreur, penser que la mise en place d’outils tels que des bureaux équipés et des téléphones portables allait suffire à l’adoption. C’est bien évidemment loin d’être suffisant. Après une nouvelle réflexion l’agence s’est rendu compte qu’elle n’avait pas assez réfléchi en termes de « moment de travail ». Une journée de travail est rythmée par différents moments. Des réunions, des temps de brainstormings, des échanges clients… des moments qui nécessitent différents espaces de travail. Il aurait fallu donc construire un environnement de travail centré sur les tâches qui rythment le quotidien d’un salarié.
Au-delà de cette réflexion, l’indispensable à tout changement est bien sûr l’accompagnement. Un nouvel environnement de travail est une réelle métamorphose pour toute l’entreprise. Le changement ne se fait pas uniquement par la conception des espaces. En effet, de nouvelles méthodes de travail font leur apparition tout comme la culture d’entreprise qui évolue forcément. Beaucoup de changements qui peuvent perturber les salariés.
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Accompagner ses salariés aux changements : la méthode Schneider Electric
L’accompagnement doit commencer en amont
Cet accompagnement doit se préparer bien en amont de la transition. L’entreprise Schneider Electric, elle, a lancé le projet de conduite au changement un an et demi avant la restructuration des espaces de travail. Un temps totalement justifié pour Marie Jouvray, manager du changement chez Schneider Electric : « Il faut du temps pour intégrer les changements majeurs dans le monde du travail. Si c’était à refaire, nous y consacrerions autant de temps ».
Durant les six premiers mois, l’équipe de Marie Jouvray a rencontré tous les collaborateurs pour leur expliquer les nouveaux aménagements. Sous forme de présentation, 18 thèmes autour du mobilier, de l’informatique ou encore du management ont été abordés. Des thèmes qui ont été choisis par les collaborateurs eux-mêmes, un moyen de les impliquer dans cette transition.
Les managers eux, ont pu bénéficier de groupes de travail dédiés au management pour apprendre à comment se comporter au milieu des équipes dans un nouvel environnement de travail. La notion de confiance des salariés a alors été abordée, tout comme le télétravail. Le but était de donner plus de flexibilité aux collaborateurs que ce soit via les espaces mais aussi via de nouvelles méthodes de travail.
De nombreuses réunions ont été organisées tout au long du projet afin d’informer les salariés de l’avancement et de leur présenter leur futur environnement de travail. Durant ces réunions, les collaborateurs avaient bien sûr la possibilité de donner leur avis, de poser des questions et d’exprimer leur crainte. Tout s’est fait dans la collaboration et sans laisser personne de côté pour ne pas créer de frustration. Avec une préparation d’un an et demi, le jour de la transition, chaque collaborateur s’est approprié les différents espaces.
Et après, faut-il continuer d’accompagner ses salariés ?
Une fois le flex-office mis en place, l’accompagnement ne s’est pas arrêté, loin de là. Il s’est poursuivi par un suivi de plusieurs mois après la transition. Des groupes ont été formés et toutes les 6 à 8 semaines des réunions ont été organisées pour faire un état des lieux et pour voir ce qui pouvait être amélioré. De plus, une enquête de satisfaction a été menée et a donné un résultat supérieur à 80% du taux de satisfaction.
Pour Marie Jouvray, cette transition vers un nouvel environnement de travail « n’était pas gagnée au début, cela a demandé du temps et beaucoup d’écoute ». Preuve qu’un accompagnement approfondi et un travail en collaboration avec les collaborateurs jouent un réel impact sur l’adhésion à un nouvel environnement de travail.
Sources :
*Etude OpinionWay sur la relation entre l’environnement de travail et le bien-être des salariés
**Etude sur l’environnement de travail menée par CBRE groupe de conseil en immobilier d’entreprise et Le Moniteur
Flex office : On a testé et on s’est plantés. Pourquoi ? – cbnews.fr
Flex office : La méthode Schneider Electric pour accompagner le changement – décision-achats.fr
