La salle de réunion est un endroit de travail pro, c’est un lieu indispensable dans un espace de coworking. Elle permettra à vos coworkers de se réunir ensemble si besoin ou de faire des présentations pour des personnes extérieures aux locaux.
Une salle de réunion avant tout adaptée aux besoins
Pas besoin de répliquer la salle de réunion d’une entreprise du CAC 40. Votre salle doit être adaptée aux besoins des membres : présentation client, formation, réunion de service. Pour un espace de coworking de taille moyenne, une salle de réunion pouvant accueillir une dizaine de personnes fera généralement l’affaire. Professionnel rime avec nickel (chrome) donc n’oubliez pas de demander à la fée du ménage de passer très régulièrement dans l’espace de réunion. Responsabiliser aussi vos membres pour qu’ils nettoient ou du moins débarrassent (papier, bouteille, plateau-repas) la salle à la fin de leurs présentations.
Equipement de la salle de réunion
L’équipement de la salle est important. Une réunion peut être un moment décisif pour votre coworker (négociation de contrat, présentation de prototype ou encore brainstorming de la plus haute importance), il faut donc lui apporter tous les éléments possibles pour être en confiance. Ses expériences dans la salle doivent être synonymes de réussite.
Le mobilier de la salle de réunion
Nous passerons sur l’intérêt d’équiper votre salle de réunion d’une table et de chaises en nombre suffisant, cela tombe sous le sens à moins que vous souhaitiez développer un nouveau concept : « la réunion au sol ». N’hésitez pas sur la qualité du matériel, pour le confort de vos membres, mais aussi, car c’est un lieu de représentation pour vous.
Installer des tables modulaires permettra d’adapter la configuration de la salle en fonction des besoins.
La technologie au service des réunions de vos coworkeurs
La technologie, surtout informatique, a envahi nos espaces de travail et la salle de réunion ne fait pas exception. On peut donc y retrouver un arsenal d’accessoires informatiques dont voici une liste non exhaustive :
- vidéo projecteur ;
- connecteur VGA/HDMI et connecteur Mac (pour les fans de la pomme) ;
- pieuvre téléphonique ;
- système de vidéoconférence ;
- chargeurs d’ordinateurs pour les étourdis qui auront oublié le leur et tomberont en panne de batterie en plein exposé ;
- TV ;
- WiFi illimité.
Les classiques de la salle de réunion
Certains ustensiles équipent les salles de réunion depuis presque la nuit des temps (moi Marseillais ? Non pas du tout). Le tableau-blanc ou paper board sont les stars de la salle de réunion. Et comme une réunion c’est un peu un marathon, n’oublions pas la petite bouteille d’eau ou fontaine à eau, pour réhydrater nos champions !
Facilitez la réservation de la salle de réunion
Développez un outil de réservation de la salle afin que les coworkers puissent préparer leur réunion à l’avance. Vos membres n’étant pas tous présents constamment dans vos locaux, privilégiez la réservation en ligne qui facilitera les demandes et la gestion.
Le plus : une tablette connectée à l’entrée de la salle de réunion peut être pratique. Elle servira à consulter les disponibilités, faire une réservation de dernière minute ou encore mettre des remarques sur la salle de réunion.
