Pour lancer son espace de coworking dans les meilleures conditions et attirer vos futurs coworkers, voici 10 étapes essentielles pour ouvrir son espace de coworking.
Etape 1 : Réaliser une étude de marché
Commencez par réaliser une analyse de marché du coworking : renseignez-vous sur le fonctionnement des espaces de coworking, les cibles de ces lieux, leurs attentes, le nombre de coworking présent à proximité de l’emplacement où vous souhaiteriez être, les différents aménagements, les horaires d’ouverture, etc … . Bref, regardez ce qui se fait autour de vous pour comprendre l’environnement dans lequel vous souhaitez vous placer. Pour réaliser une étude de marché, quelques conseils : commencez par définir votre marché, analyser la demande, l’offre et l’environnement. N’hésitez donc pas à consulter l’étude d’Arthur Loyd sur le coworking à Paris et en Ile-de-France. Vous verrez ainsi l’évolution du nombre de coworking en 5 ans, la répartition des différents espaces de coworking et la superficie moyenne des espaces de coworking.
Etape 2 : Choisir un emplacement stratégique
Ouvrir un espace de coworking commence d’abord par le choix de l’emplacement qui devient un enjeu stratégique. Vous ne choisirez pas le même lieu suivant la cible que vous souhaitez toucher. Par exemple, si vous visez plutôt les cadres nomades, vous vous implanterez plutôt dans des centres d’affaires comme La Défense. A l’inverse, si vos cibles sont des freelances ou des start-ups, vous vous implanterez plutôt dans des quartiers branchés. D’ailleurs, lorsque vous choisissez de placer votre espace de coworking en banlieue, celui-ci doit être bien desservi par les transports en commun, à proximité d’une autoroute ou d’un parking pour ceux se rendant en voiture. Si votre optez pour une grande ville, vous devriez faire un choix parmi les différents arrondissements. A Paris, par exemple, un espace de coworking souhaitant séduire des start-ups dédiées aux nouvelles technologies privilégiera le quartier de Sentier. D’ailleurs, vous remarquerez que les espaces de coworking parisiens se situent principalement au centre de Paris car ils sont faciles d’accès. Le prix est également un facteur qui entre en compte lors du choix de son espace de coworking.
Etape 3 : Trouver la particularité et le positionnement de votre espace
En 5 ans à Paris, le nombre d’espaces de coworking a été multiplié par 9 passant de 20 à 177 espaces de coworking. Ainsi, comment sortir du lot et se différencier ? Il faut trouver une particularité, un élément que les concurrents ne font pas. Votre élément de différenciation peut être lié au haut de gamme qui se retrouve notamment dans la décoration et les services liés au bien-être. Prenons l’exemple de Kwerk qui a choisi une décoration privilégiant le design et le confort. L’atmosphère du lieu peut également être un élément de différenciation. Le café espace de coworking Nuage s’est implantée dans une ancienne église. L’élément de différenciation peut aussi être lié aux services proposés. Par exemple, vous pouvez proposer des cours de sport collectifs, plusieurs types de cours de yoga, un service de conciergerie, un service de livraison. Trouver la particularité des espaces de coworking passe également par le choix de son positionnement. Vous pouvez décider de positionner votre espace de coworking avec un bon rapport qualité/prix ou au contraire de choisir un positionnement haut de gamme comme c’est le cas pour Kwerk et de séduire une type de clientèle particulière. De même, vous pouvez décider de toucher une large variété de secteurs et de clients ou au contraire, sélectionner un secteur en particulier.
Etape 4 : Respecter les normes
Lorsque vous décidez de créer votre espace de coworking, quelques aspects juridiques sont à renseigner. Vous devrez notamment choisir votre statut (SARL, EURL ou une association si vous êtes un professionnel), définir la taille de votre espace (vous commencerez en moyenne avec moins de 200 places) et respecter certaines normes (comme la norme d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, les espaces réglementaires si vous installez des PC fixes).
Etape 5 : Choisir le type de financements
Un espace de coworking ne peut pas se créer sans un financement. Plusieurs solutions sont possibles comme l’autofinancement ou l’emprunt. C’est bien sûr, le moyen le plus simple cependant pas tout le monde peut se permettre de faire de l’autofinancement et l’emprunt coûte cher. Les aides publiques sont une autre option. Selon Nathalie Delacroix-Person, fondatrice de Bureaux&Cie “être soutenu par une ville est un réel atout pour l’espace : subvention, aide à l’installation, intégration dans des espaces publics dédiés à la création d’entreprise, communication, événements…”
Etape 6 : Bien aménager son espace de travail
Une fois votre différenciation choisie, il vous faut réfléchir à l’aménagement de votre espace. Il est important de proposer des espaces qui donnent envie d’y rester et où l’on se sent bien. Se sentir bien, passe notamment par être dans un espace ayant une jolie décoration. Toutefois, “la décoration doit être en ligne avec la culture de l’entreprise” c’est ce qu’affirme Victor Boutelier, co-fondateur de Monsieur Peinture. Le choix des couleurs est également un élément important : le jaune favorise la concentration, le bleu stimule la créativité et le vert permet de se relaxer. La décoration ne fait pas tout : il faut aussi proposer du mobilier confortable car aujourd’hui les personnes sont de plus en plus sensibles aux lieux qui prennent soin d’eux. Privilégiez ainsi des fauteuils et des chaises confortables, des canapés pour se reposer. Les différents espaces entrent également en jeu. Proposez des espaces différents adaptés à chaque usage : une salle de repos, une salle de réunion, une phonebox, une salle de jeux, des espaces de travail de différentes tailles. Pour mieux optimiser le taux d’occupation de ses espaces, rien de mieux que des capteurs permettant de connaître la présence et un logiciel de réservation en ligne qui vous permettent de réserver vos espaces en toute simplicité.
Etape 7 : Mettre en place des équipements de base
Pensez également aux équipements de base et technologiques que vous allez fournir à vos coworkers. Si vous créez un espace de coworking, vous devriez penser au matériel à acheter (meubles, fournitures), aux pièces de base (hall d’entrée, cuisine, toilettes, etc.), au personnel à recruter et à la manière dont vous allez les recruter. Pensez également à vous renseigner pour offrir la Wi-Fi à vos coworkers. Sans cela, aucun client ne viendra. Vous pouvez également vous renseigner pour avoir une imprimante connectée ou une application permettant d’accéder à tous les services. Le but de ces équipements sera de faciliter le bien-être des coworkers.
Etape 8 : Utiliser des outils pour mieux vous organiser et optimiser vos revenues
Lorsque votre espace de coworking sera créé, consacrez-vous à l’essentiel : vos coworkers ! Pour cela, il est préférable de minimiser votre temps consacré à l’administratif en optant pour un logiciel de gestion de votre espace de coworking comme CoWork.io. Cette solution digitale vous permet d’automatiser des tâches administratives (factures, devis, contrats, disponibilités, suivi des paiements, …), de piloter efficacement votre activité et de connaître le taux d’occupation de vos différents espaces en fonction des moments de la journée. Vous pourrez ainsi voir les salles les plus utilisées afin de vous adapter aux besoins réels de vos coworkers.
Etape 9 : Proposer des services additionnels
Si vous ouvrez un espace de coworking, il est essentiel de proposer des services additionnels afin que les utilisateurs passent le plus de temps dans votre espace. En effet, il faut que les utilisateurs se sentent bien et qu’ils aient tout dans un seul même lieu. Ils seront alors séduits par les espaces de coworking associés à des services de livraison, qui acceptent de recevoir les colis, qui proposent différentes salles (phones box, salles de réunion, de jeux, de sieste). De même, les coworkers seront très sensibles aux événements organisées (petits déjeuners pour échanger, soirées films, etc.) et aux activités proposées (cours de cuisine, de sport, de yoga, etc.)
Etape 10 : Utilisez des outils de communication pour vous faire connaître
A l’approche de l’ouverture de votre espace de coworking, n’hésitez pas à alimenter votre site et à communiquer régulièrement sur les réseaux sociaux, ce qui permettra d’attirer vos premiers clients. Lorsque votre espace de coworking sera ouvert, vous pourrez commencer à créer une communauté de coworkers. Choisissez alors le réseau social le plus adapté à votre cible (Slack, Facebook, etc.) afin que chacun des occupants échangent sur leurs projets et s’entraident. Enfin, pour fidéliser vos coworkers, n’hésitez pas à organiser quotidiennement des événements dans votre espace de coworking afin de rapprocher les coworkers entre eux et d’avoir des échanges plus directes avec vos clients. D’ailleurs, l’espace de coworking Mama Works propose plusieurs événements au cours de la semaine : des diffusions des matchs de la Coupe du Monde, des cours de yoga, des séances de sports, des moments beauté pour se faire coiffer sa barbe. Bref, tous les événements sont créés pour chouchouter les coworkers.
Ouvrir son espace de coworking n’est donc pas si simple ! Mais en suivant les étapes de notre livre blanc 1 pour imaginer son espace de coworking, et ceux de notre livre blanc 2 pour ouvrir son espace de coworking, vous pourrez réaliser votre rêve d’ouvrir un lieu qui vous tient à coeur !
