Pour beaucoup de vos membres, l’accès à l’espace de coworking, c’est la fin des journées de travail passées seul, à la maison. C’est aussi la fin des heures passées à un café pour finir ses présentations, l’attention captée par la discussion de la table voisine et dans l’impossibilité d’envoyer sa présentation, faute de Wifi. Vos coworkers s’attendent donc à avoir des équipements de base qui leur permettent de travailler dans de meilleures conditions et d’être davantage concentrés. Deux questions majeures à se poser : la question de votre identité visuelle et de l’atmosphère que vous souhaitez transmettre à vos coworkers ainsi que les équipements à prévoir dans le respect de l’identité choisie.
Des équipements de base pour la répartition des espaces
Un espace de coworking est construit en moyenne à près de 50% autour de l’open space, 18% sont réservés aux bureaux fixes puis 17% aux salles de réunions, 8% pour de l’évènementiel et les quelques m2 restants pour diverses salles.
La modularité
La modularité est indissociable de l’aménagement de votre espace. En effet, les coworkers devront s’approprier les lieux et permettront alors à l’espace d’évoluer selon leurs besoins. Ne soyez pas effrayé si certains éléments de mobilier ou des aménagements sont à revoir, c’est que vos utilisateurs ont pris pleinement possession de votre espace. Si 18% des espaces français ont choisi le tout-flexible, le reste a opté pour mélanger bureaux fixes et flexibilité de l’aménagement contre seulement 3% des espaces proposant uniquement des bureaux fixes : la modularité est bien la clé de votre espace !
L’open space : à l’origine conçu pour augmenter l’efficacité des travailleurs, quelques années plus tard le constat d’échec est cuisant. La perte d’intimité et le bruit ont remis en question cet aménagement de bureaux. Et pourtant, tous les espaces de coworking sont construits autour d’un espace ouvert et commun mélangeant les bureaux cloisonnés, les postes de travail et divers systèmes de placement. Et bien parce que dans un espace de coworking, on a compris que, même s’il n’est pas adapté à tous les usages, l’open space, bien utilisé, facilite les rencontres et les échanges entre travailleurs, flexibles par nature.
L’open space y est étudié pour une modularité fonctionnelle ou bien mobilière et qui permet à l’espace de se transformer rapidement quand il reçoit des évènements. A noter que très peu d’espaces de coworking ont une salle dédiée uniquement à l’évènementiel, souvent pour une question de place et surtout pour favoriser, une fois encore, les échanges entre coworkers et participants aux évènements.
L’aménagement modulaire : ce type d’aménagement a l’avantage d’être un excellent compromis entre une intimité et une indépendance et de l’autre côté un accès facile. Vous désirez voir votre collaborateur de face ? Pas de problème, mais vous pourrez également vous isoler si besoin. Les panneaux de séparation sont également très efficaces et évitent les nuisances sonores.
Le visuel
Un espace de coworking c’est un lieu agréable et convivial où le visuel a toute son importance. Privilégiez une unité dans le style de votre mobilier comme dans les teintes de coloris. La couleur est un facteur dynamique et motivant pour vos coworkers. A vous de trouver la tonalité en harmonie avec votre espace et votre mobilier.
Le mobilier
Il est nécessaire de mettre à disposition de tous des rangements faciles à déplacer et sécurisés ou des armoires à intégrer dans l’aménagement général. Pour les meubles, choisissez les simples, agréables à regarder, dans l’harmonie des tons choisis. Trouvez le juste milieu entre des meubles très design ou trop « brocante », tentez de faire cohabiter des meubles classiques avec des éléments de décoration plus osés. Quant aux chaises, privilégiez le confort. Prenez le temps de les tester pour faire un choix judicieux entre chaises et fauteuils, entre design et praticité. Enfin, végétalisez votre espace ! Tout le monde respirera mieux…
Le bruit
Un espace mal pensé sera synonyme d’espace bruyant. Certains équipements sont indispensables, comme la salle de réunion, une cabine téléphonique ou un espace détente. Si vous n’en disposez pas, attendez-vous à avoir des remarques sur le niveau sonore dans votre espace de coworking. Plusieurs options s’offrent à vous : Si vous disposez de plusieurs salles, établissez une charte avec différents niveaux sonores autorisés, du silence total au brainstorming très bruyant. Cela favorisera la productivité de vos coworkers et le lien social au sein de votre communauté.
Vous pouvez aussi regrouper vos coworkers par métiers : les commerciaux et métiers liés à la communication seront plus bavards et donc bruyants, tandis que les professions plus artistiques auront souvent besoin de calme.
Si vous ne disposez pas d’un espace suffisamment cloisonné, opérez en fonction des heures de la journée : grand calme le matin, possibilité de discuter sans limite et de téléphoner n’importe où après le déjeuner, etc.
Des équipements de base différents selon les salles
Dans l’idéal, il faut créer plusieurs salles, donc plusieurs ambiances : une zone calme et studieuse et une zone plus bruyante et conviviale.
La cuisine
Que votre espace comprenne des bureaux sépares ou un open space, la cuisine ou la caféria constituent en général des points de ralliement, de partage et de convivialité. Ne sous-estimez donc pas leur pouvoir et réservez-leur un espace assez grand. C’est ici que vos coworkers se détendront, chantonneront, cuisineront et créeront des liens. Réussir à faire de la cuisine un endroit où il fait bon vivre est la promesse d’une communauté active. C’est également l’occasion de créer un espace de vie commune qui permet à tous de passer un moment convivial ensemble et de se retrouver en dehors des heures de travail. C’est un lieu de rencontres et d’échange qui participe au bien-être des coworkers. L’espace restauration est une zone qui possède sa valeur ajoutée. Cela permet aux coworkers de ne pas avoir à se déplacer au moment de leur pause. Véritable gain de temps, c’est aussi un gain d’argent pour vos utilisateurs puisque chacun a la possibilité d’emmener ses repas ou de les préparer soi-même. Vous devez définir ce que vous mettez à disposition de vos coworkers : machine à café, théière, micro-ondes, plaques, four, frigo, ustensiles, vaisselle… Le café, au même titre que le Wifi, reste un équipement quasi vital pour votre espace ! Cela peut paraître dérisoire mais cette boisson est un véritable rituel quotidien, essentiel dans la journée de nombreux travailleurs. Beaucoup d’espaces de coworking proposent le café gratuit en cuisine pour favoriser les rencontres et rendre différenciant l’espace en créant une plus-value à l’offre de base. Certains ont même préféré privilégier un endroit dédié à cette boisson en créant une salle café. Attention à votre machine à café́, elle doit tenir la route et fournir quantité de cafés par jour. N’oubliez pas d’ouvrir votre salle café au… thé ! Les anti-cafés ou appréciateurs exclusifs de théine n’en seront plus que sensibles.
L’espace détente
Votre espace sera à terme défini par une ambiance, elle-même déterminée par les activités de vos coworkers. Vont-ils avoir besoin d’un espace téléphone par exemple ? Il est essentiel de disposer d’un endroit pour que vos coworkers soufflent, respirent, se détendent. Pour votre espace détente, pourquoi ne pas dédier une grande entrée, une pièce inoccupée, une terrasse… aux coups de fil, aux discussions informelles, aux conversations privées ? Tentez de donner à cette pièce une notion d’accueil et de détente que l’on retrouve souvent dans le lounge d’un hôtel où les clients déambulent, se posent dans un fauteuil, discutent agréablement…
